Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Erb Invest UG (haftungsbeschränkt), c/o unicorn workspaces, Burchardstr. 14, 20095 Hamburg, E-Mail: info@ordilo.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Ordilo ist ein privater Dokumentenordner für Familien. Wir verarbeiten:

• Konto-Daten: deine E-Mail-Adresse (Anmeldung mit einem Einmalcode per E-Mail oder, bei bestehenden Konten, mit einem Passwort).
• Inhalte, die du hochlädst: gescannte Dokumente, Notizen sowie die daraus automatisch erkannten Angaben (z. B. Titel, Kategorien, Fristen, Beträge, Nummern, genannte Personen).
• Familien-Daten: Name deiner Familie, angelegte Familienmitglieder, Einladungen.
• Feedback: optionale Bewertungen von Antworten (Daumen hoch/runter, Anmerkung) — ohne Dokumenteninhalte im Klartext.
• Spracheingaben: Wenn du eine Frage diktust oder „Live mit Ordilo“ startest, wird dein Mikrofonsignal an OpenAI übertragen. Ordilo speichert die Audiodaten nicht. Die erkannten Fragen und Antworten werden wie andere Chat-Nachrichten im Familienverlauf gespeichert.
• Technische Nutzungsdaten: Zeitpunkt der Anmeldung sowie inhaltsfreie Ereignisse wie Upload, Suche, Chat-Frage, Aufgabe oder Kalendertermin. Wir speichern dabei keine Dokumentinhalte, Dateinamen, Suchbegriffe oder Chat-Nachrichten.
• Käufe und Abos: Wenn die Abo-Funktion aktiviert ist, nutzen wir die technische Kennung deines Familienbereichs, Produkt- und Transaktionskennungen sowie Kauf-, Verlängerungs-, Ablauf- und Erstattungsinformationen, um Ordilo Plus zuzuordnen. Zahlungsdaten wie deine Kreditkartennummer erhält Ordilo bei einem App-Store-Kauf nicht.
• Fehlerdiagnose: bei technischen Fehlern Informationen zu Gerät, Browser und dem Kontext des Fehlers (Details siehe Abschnitt 5).

3. Wofür wir die Daten nutzen

• Bereitstellung des Dienstes (Ablage, Suche, Erinnerungen).
• Automatische Analyse deiner Dokumente, damit Ordilo sie einsortieren und Fragen dazu beantworten kann.
• Beantwortung gesprochener Fragen und Audioausgabe während eines von dir gestarteten Live-Gesprächs.
• Zuordnung und Prüfung von Abos, Wiederherstellung von Käufen und Freischaltung von Plus für den gemeinsamen Familienbereich.
• Erinnerungs-E-Mails zu Fristen aus deinen bestätigten Aufgaben (abschaltbar).
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung von Ordilo durch eine streng eingeschränkte interne Auswertung. Zugriff haben nur berechtigte Admins mit zusätzlichem Zugangsschutz.
• Keine Werbung, kein Verkauf von Daten und kein Drittanbieter-Tracking.

4. Wo deine Daten liegen und wie sie geschützt sind

• Deine Dokumente und Kontodaten liegen auf Servern in der Europäischen Union.
• Die Übertragung deiner Daten ist verschlüsselt (TLS), und auch die Speicherung ist verschlüsselt.
• Deine Dokumente sind nicht öffentlich. Der Zugriff ist technisch auf deine Familie beschränkt; Dateien werden nur über kurzlebige, signierte Links ausgeliefert.
• Wir als Betreiber lesen deine Dokumente nicht mit. Zugriff auf die Systeme haben nur berechtigte Admins, gesichert durch einen zusätzlichen Zugangsschutz.

5. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher; Hosting in der EU) — hier liegen deine Dokumente und Kontodaten.
• OpenAI (Dokumentenanalyse und Antwort-Generierung sowie Live-Sprache) — Dokumenttexte und, wenn du die Live-Funktion startest, Audiodaten werden an die OpenAI-API übermittelt und dort nicht zum Training verwendet. Ordilo speichert das Live-Audio nicht.
• Datalab (Texterkennung/OCR gescannter Dokumente).
• Resend (Versand von E-Mail-Benachrichtigungen, z. B. Einladungen und Erinnerungen).
• Vercel (Hosting der Anwendung).
• RevenueCat (Abo-Verwaltung) — erhält bei aktivierter Abo-Funktion die technische Familienkennung als Kundenkennung sowie Kauf- und Abostatusdaten. Das SDK verarbeitet außerdem technische App- und Gerätedaten für die Kaufabwicklung. Ordilo übermittelt an RevenueCat keine Dokumenttexte, Chat-Inhalte oder Familiennamen.
• Apple (App Store und In-App-Käufe) — wickelt Zahlung, Verlängerung und Erstattung über deinen Apple-Account ab. Für diese Verarbeitung gelten auch Apples Datenschutzinformationen.
• Sentry (Fehlerdiagnose) — bei technischen Fehlern werden Gerät, Browser und der Fehlerkontext übermittelt. Bei einem Fehler kann zudem eine Aufzeichnung der Web-Sitzung angelegt werden, in der Texte und Bilder maskiert werden. Die native iPhone-App nutzt Fehlerdiagnose und Performance-Messung, aber keine Sitzungsaufzeichnung.

Soweit ein Anbieter Auftragsverarbeiter ist, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Ob die aktuell gebuchten Verträge und Einstellungen dies für jeden genannten Anbieter vollständig abdecken, muss vor der Veröffentlichung rechtlich und anhand der Vertragsunterlagen geprüft werden.

6. Deine Einwilligung zur KI-Verarbeitung

Bevor Ordilo Inhalte zum ersten Mal an OpenAI oder Datalab überträgt, fragen wir dich ausdrücklich. Erst wenn du zustimmst, werden Dokumente zur Analyse und Texterkennung sowie deine Fragen und Spracheingaben an diese Dienste gesendet.

• Du kannst deine Entscheidung jederzeit in den Einstellungen ändern oder widerrufen — mit Wirkung für die Zukunft.
• Ohne Zustimmung bleiben Scannen, Fragen und Spracheingabe aus. Alles andere — Ablage, Aufgaben, Termine, Familie — funktioniert weiter.
• Deine Entscheidung speichern wir mit Zeitpunkt, damit die Einwilligung nachweisbar bleibt.

7. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister sitzen in den USA (OpenAI, Datalab, Resend, Vercel, Sentry, RevenueCat). Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Welche Übermittlungsgrundlage im Einzelfall gilt — etwa ein Angemessenheitsbeschluss einschließlich EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln — hängt vom jeweiligen Anbieter und Vertrag ab. Diese Zuordnung muss vor der Veröffentlichung für jeden Dienst geprüft werden; eine bestimmte Grundlage wird hier noch nicht behauptet.

8. Rechtsgrundlagen

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für den Betrieb des Dienstes; berechtigtes Interesse (lit. f) für Sicherheit und Missbrauchsvermeidung; Einwilligung (lit. a) für die Übertragung von Inhalten an die KI-Dienste (siehe Abschnitt 6).

9. Cookies

Ordilo verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Session). Keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies — deshalb auch kein Cookie-Banner.

10. Speicherdauer und Löschung

Deine Inhalte bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Gelöschte Dokumente werden endgültig entfernt. Bei Löschung des Kontos werden alle personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Inhaltsfreie Nutzungsereignisse bewahren wir höchstens 12 Monate auf. Fehlerdiagnose-Daten werden nach 90 Tagen gelöscht. Fehlversuche beim zusätzlichen Admin-Zugang werden nur kurz für den Schutz vor Missbrauch gespeichert.

Kauf- und Abodaten verarbeiten wir, soweit dies für die Abwicklung, Wiederherstellung und gesetzliche Aufbewahrung nötig ist. Eine Kontolöschung bei Ordilo beendet kein Apple-Abo und löscht nicht automatisch die von Apple in eigener Verantwortung geführten Kaufbelege.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wende dich dafür an info@ordilo.de.